Sipariş Noktası ve Minimum Stok Nasıl Hesaplanır? KOBİ'ler İçin Satın Alma Planlaması

Sipariş noktası, bir ürünün stoğu hangi miktara düştüğünde yeniden sipariş vermeniz gerektiğini gösteren eşiktir: günlük ortalama satış × tedarik süresi + emniyet stoğu. Stok bu eşiğe indiğinde sipariş verilirse, yeni mal gelene kadar eldeki stok satışı karşılar; emniyet stoğu da satış beklenenden hızlı giderse veya tedarikçi gecikirse devreye girer. Minimum stok emniyet stoğunun kendisidir, maksimum stok ise depoya sığdırmak ve sermayeyi bağlamamak için koyduğunuz üst sınırdır.

Bu rehber satın alma kararlarını "göz kararı" değil hesapla vermek isteyen perakendeci, toptancı ve üretici KOBİ'ler içindir. Program seçimini değil, eşiklerin nasıl hesaplanacağını anlatır. Yazılım değerlendiriyorsanız stok takip programı seçim rehberine bakabilirsiniz.

Neden "göz kararı" sipariş pahalıya patlar?

Sipariş eşiği hesaplanmadığında iki hata aynı depoda yan yana yaşanır:

Çok satan ürün biter. Satış kaçar, müşteri rakibe gider, acil siparişte nakliye pahalı olur.
Az satan ürün birikir. Sermaye rafta bağlanır, ürün eskir veya tarihi geçer.

İkisinin ortak nedeni, her ürüne aynı refleksle sipariş verilmesidir. Sipariş noktası her ürün için ayrı hesaplandığında satın alma kararı satış hızına ve tedarikçinin gerçek performansına bağlanır. Biriken stoğun nasıl eritileceğini ölü stok eritme rehberinde, en sık yapılan stok hatalarını stok yönetimi hataları yazısında anlattık.

Hesaba başlamadan önce gereken dört veri

Formüller basittir; zor olan doğru veriyi toplamaktır. Her ürün için şu dört bilgiyi çıkarın:

Veri	Nereden alınır	Dikkat
Günlük ortalama satış	Son 60-90 günün satış çıkışları ÷ gün sayısı	Stoksuz kalınan günleri hesaptan çıkarın; o günlerde satış sıfır görünür ama talep vardı
En yüksek günlük satış	Aynı dönemdeki en yoğun günler	Tek seferlik toplu satışları (ihale, kampanya) ayrı değerlendirin
Ortalama tedarik süresi	Sipariş tarihi ile mal kabul tarihi arasındaki gün	Tedarikçinin söylediği değil, kayıtlarınızdaki gerçek süre
En uzun tedarik süresi	Son siparişlerdeki en geç teslimat	Bayram, sezon ve gümrük dönemlerini not edin

Bu veriler Excel'de tutuluyorsa önce temizlik gerekir: iadeler satıştan düşülmeli, depolar arası transferler satış sayılmamalıdır.

Emniyet stoğu nasıl hesaplanır?

Emniyet stoğu, satış ve tedarik süresindeki dalgalanmaya karşı tutulan tampon miktardır. KOBİ'ler için en anlaşılır yöntem, "en kötü senaryo" ile "ortalama senaryo" arasındaki farkı almaktır:

Emniyet stoğu = (en yüksek günlük satış × en uzun tedarik süresi) − (günlük ortalama satış × ortalama tedarik süresi)

Örnek bir ürün için:

Günlük ortalama satış: 12 adet
En yüksek günlük satış: 16 adet
Ortalama tedarik süresi: 5 gün
En uzun tedarik süresi: 6 gün

Emniyet stoğu = (16 × 6) − (12 × 5) = 96 − 60 = 36 adet.

Bu yöntem temkinlidir; en kötü satış günü ile en geç teslimatın aynı anda yaşanacağını varsayar. Satışı dengeli, tedarikçisi güvenilir ürünlerde tampon gereğinden büyük çıkabilir. O durumda emniyet stoğunu birkaç günlük satış olarak sabitlemek (örneğin "3 günlük satış = 36 adet") daha pratik bir başlangıçtır.

Sipariş noktası nasıl hesaplanır?

Sipariş noktası, tedarik süresi boyunca satılacak miktar ile emniyet stoğunun toplamıdır:

Sipariş noktası = günlük ortalama satış × ortalama tedarik süresi + emniyet stoğu

Aynı ürün için: 12 × 5 + 36 = 60 + 36 = 96 adet.

Yani stok 96 adede düştüğü gün sipariş verilmelidir. Mal ortalama 5 gün sonra geldiğinde, bu sürede 60 adet satılmış ve rafta 36 adetlik emniyet stoğu kalmış olur.

Fiziksel stok değil, kullanılabilir stok

Sipariş noktasını rafta sayılan miktarla değil kullanılabilir stokla karşılaştırın:

Kullanılabilir stok = eldeki stok + yoldaki (sipariş verilmiş, gelmemiş) stok − müşteriye ayrılmış stok

Örnek: Depoda 110 adet var, 20 adedi onaylanmış bir müşteri siparişine ayrılmış, yolda mal yok. Kullanılabilir stok 110 − 20 = 90 adettir ve sipariş noktasının (96) altındadır; sipariş verilmelidir. Yalnızca rafa bakan biri 110 adeti görüp siparişi erteler ve birkaç gün sonra stoksuz kalır.

Tersi de geçerlidir: geçen hafta verilmiş ve henüz gelmemiş bir sipariş varsa, yoldaki miktar hesaba katılmazsa aynı ürün için ikinci kez sipariş verilir.

Minimum ve maksimum stok

Minimum stok, normal koşullarda altına inilmemesi gereken seviyedir ve pratikte emniyet stoğuna eşittir (örnekte 36 adet). Stok minimumun altına indiyse ya sipariş geç verilmiş ya da satış veya tedarik beklenenden kötü gitmiştir; nedenine bakılmalıdır.

Maksimum stok, depoda tutulacak üst sınırdır:

Maksimum stok = emniyet stoğu + sipariş miktarı

Sipariş miktarını kaç günlük satışı karşılayacağına göre belirleyin. Örnekte her siparişin 15 günlük satışı karşılaması istenirse sipariş miktarı 12 × 15 = 180 adet, maksimum stok 36 + 180 = 216 adet olur.

Sipariş miktarını belirlerken şunları da hesaba katın:

Tedarikçinin minimum sipariş miktarı ve koli içi adedi. 180 yerine 192 (16'lık koli × 12) sipariş vermek gerekebilir.
Miktar indirimi. Daha büyük sipariş birim maliyeti düşürüyorsa, ek stoğun bağlayacağı sermaye ve depo alanıyla karşılaştırın.
Raf ömrü. Son tüketim tarihi olan ürünlerde sipariş miktarı, ürünün satılabileceği süreyi aşmamalıdır. Gıda ürünlerinde parti ve tarih takibini gıda işletmelerinde stok takibi yazısında anlattık.

Dört ürünlük örnek tablo

Aynı hesabı farklı satış hızındaki ürünlere uyguladığınızda eşiklerin ne kadar değiştiği görülür:

Ürün	Ort. günlük satış	En yüksek günlük	Ort. / en uzun tedarik (gün)	Emniyet stoğu	Sipariş noktası	15 günlük sipariş	Maks. stok
A	12	16	5 / 6	36	96	180	216
B	4	6	7 / 10	32	60	60	92
C	30	38	2 / 3	54	114	450	504
D	0,5	2	10 / 14	23	28	8	31

Kontrol: B için (6 × 10) − (4 × 7) = 60 − 28 = 32; sipariş noktası 4 × 7 + 32 = 60. C için (38 × 3) − (30 × 2) = 114 − 60 = 54; sipariş noktası 60 + 54 = 114. D için (2 × 14) − (0,5 × 10) = 28 − 5 = 23; sipariş noktası 5 + 23 = 28.

D ürünü dikkat çekicidir: günde yarım adet satılırken sipariş noktası 28 adet çıkıyor, çünkü tedarik süresi uzun ve dalgalı. Bu tür ürünlerde formül tek başına yeterli değildir; tedarikçiyi değiştirmek, siparişi müşteri talebine bağlamak veya ürünü listeden çıkarmak daha doğru karar olabilir.

ABC analizi: her ürüne aynı özeni göstermeyin

Yüzlerce ürünün eşiğini tek tek izlemek zordur. ABC analizi, ürünleri ciroya veya kâra katkısına göre üç gruba ayırır:

Son 12 ayın satış tutarını ürün bazında çıkarın ve büyükten küçüğe sıralayın.
Her ürünün toplam ciro içindeki kümülatif payını hesaplayın.
Ürünleri gruplayın. Yaygın bir başlangıç kuralı: cironun yaklaşık %80'ini yapan ürünler A, sonraki %15'i B, kalan %5'i C grubudur. Oranları kendi işletmenize göre ayarlayın.

Grup	Tipik özellik	Sipariş noktası nasıl izlenir
A	Az sayıda ürün, cironun büyük kısmı	Haftalık gözden geçirme; emniyet stoğu dikkatle ayarlanır, stoksuz kalmak en pahalı burada
B	Orta sayıda ürün, orta ciro	Aylık gözden geçirme; standart formül yeterli
C	Çok sayıda ürün, küçük ciro	Üç ayda bir gözden geçirme; emniyet stoğu düşük tutulur, gerekiyorsa siparişe bağlı tedarik

ABC analizini satış adedi yerine kâr katkısıyla da yapabilirsiniz; düşük marjlı ama çok satan ürünlerle yüksek marjlı ürünlerin önceliği değişir.

Stok devir hızı: hesabın doğru gidip gitmediğini nasıl anlarsınız?

Sipariş noktası doğru ayarlandığında stok ne gereksiz birikir ne de sık biter. Bunu ölçmenin yolu stok devir hızıdır:

Stok devir hızı = dönemin satılan malın maliyeti ÷ dönemin ortalama stok değeri (maliyetle)

Stokta kalma süresi (gün) = 365 ÷ stok devir hızı

Örnek: Bir işletmenin yıllık satılan malın maliyeti 1.200.000 TL, ortalama stok değeri 200.000 TL ise stok devir hızı 1.200.000 ÷ 200.000 = 6, stokta kalma süresi 365 ÷ 6 ≈ 61 gündür. Yani bir ürün ortalama iki ay rafta bekliyor.

Devir hızını ürün grubu bazında izleyin. Toplam rakam iyi görünürken bir ürün grubunun devir hızı düşüyorsa, o gruptaki ürünlerin sipariş miktarı fazla veya emniyet stoğu gereğinden yüksektir.

Sezonluk ürünlerde planlama

Sezonluk ürünlerde son 90 günün ortalaması yanıltır: sezon başında ortalama düşüktür, sezon sonunda yüksektir. Bu ürünlerde:

Günlük ortalamayı geçen yılın aynı döneminden alın ve bu yılın büyüme veya küçülme eğilimiyle düzeltin.
Sezon öncesi siparişi tek seferde değil, iki-üç dalgada verin. İlk haftaların satışı ikinci dalganın miktarını belirlesin.
Sezon sonuna yaklaşırken sipariş noktasını düşürün. Son haftalarda verilen sipariş, bir sonraki sezona kadar rafta bekleyecek stok demektir.

Okul dönemi gibi kısa ve keskin sezonlar için hazırlık takvimini okul sezonu stok hazırlık rehberinde ayrıntılı anlattık.

Üretim yapanlar için hammadde sipariş noktası

Üretim yapan işletmelerde hammaddenin günlük tüketimi satıştan değil üretim planından gelir:

Günlük hammadde tüketimi = günlük planlanan üretim × ürün başına reçetedeki miktar

Örnek: Günde 200 adet ürün üretiliyor ve her ürün 0,25 kg hammadde kullanıyorsa günlük tüketim 50 kg'dır. Tedarik süresi 4 gün ve emniyet stoğu 2 günlük tüketim (100 kg) ise sipariş noktası 50 × 4 + 100 = 300 kg olur.

Reçetedeki miktara fire payı eklenmezse hesap her zaman eksik çıkar. Reçete ve fire hesabını üretim maliyeti ve ürün ağacı yazısında ele aldık.

Çok şubeli işletmelerde sipariş noktası

Birden fazla şube veya depo varsa sipariş noktası her lokasyon için ayrı hesaplanmalıdır; bir şubede hızlı satan ürün diğerinde rafta bekleyebilir. Merkezden sipariş vermeden önce şubeler arası transfer seçeneğine bakın: fazla stoğu olan şubeden eksik olana transfer, yeni satın almadan hem hızlı hem ucuzdur. Transfer ve sayım düzenini çok şubeli işletmelerde stok kontrolü yazısında anlattık.

Satın alma kararından önce kontrol listesi

Sipariş vermeden önce her A ve B grubu ürün için şu soruları cevaplayın:

Kullanılabilir stok (eldeki + yoldaki − ayrılmış) sipariş noktasının altında mı?
Günlük ortalama satış hesabında stoksuz kalınan günler çıkarıldı mı?
Tedarik süresi tedarikçinin söylediği değil, son siparişlerin gerçek süresi mi?
Sezon başı veya sonu mu? Ortalama buna göre düzeltildi mi?
Başka şubede veya depoda fazla stok var mı?
Sipariş miktarı koli içi adet ve minimum sipariş koşuluna uyuyor mu?
Ürünün raf ömrü sipariş miktarının satılacağı süreden uzun mu?
Bu siparişle maksimum stok aşılıyor mu?

Hesabı programa nasıl taşırsınız?

Eşikleri bir kez hesaplamak yetmez; satış hızı ve tedarik süresi değiştikçe güncellenmeleri gerekir. Excel'de bu, her ay yeniden yapılan elle bir iş demektir. Stok programında ise her ürün kartına minimum stok ve sipariş noktası girilir; stok eşiğe düştüğünde uyarı oluşur ve kullanılabilir stok yoldaki ile ayrılmış miktarlarla birlikte otomatik hesaplanır.

Bir program değerlendirirken demoda şunları deneyin: ürün kartına minimum stok ve sipariş noktası girin, bir satış ve bir müşteri siparişi kaydedin, uyarının fiziksel stoğa mı kullanılabilir stoğa mı göre oluştuğunu kontrol edin, son 90 günün satışlarını ürün bazında dışa aktarıp yukarıdaki hesabı yapın.

Evosoft'un ürünü evobulut'u değerlendiriyorsanız evobulut stok takip programı sayfasından kritik stok, depo ve sipariş özelliklerine bakabilir, yukarıdaki kontrolleri demo sırasında kendi ürünlerinizle deneyebilirsiniz. İşletmenizin satın alma düzenini birlikte değerlendirmek isterseniz bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Sipariş noktası ile minimum stok aynı şey mi?

Hayır. Minimum stok, altına inilmemesi gereken tampon miktardır ve genellikle emniyet stoğuna eşittir. Sipariş noktası ise minimum stoğa tedarik süresi boyunca satılacak miktarın eklenmesiyle bulunur; stok bu seviyeye indiğinde sipariş verilir ki mal gelene kadar minimuma inilsin, altına düşülmesin.

Emniyet stoğu ne kadar olmalı?

Satış ve tedarik süresinin ne kadar dalgalandığına bağlıdır. Basit yöntemde (en yüksek günlük satış × en uzun tedarik süresi) − (ortalama günlük satış × ortalama tedarik süresi) hesaplanır. Satışı dengeli ürünlerde birkaç günlük satış kadar sabit bir tampon da başlangıç için yeterlidir.

Sipariş noktasını ne sıklıkla güncellemeliyim?

A grubu ürünlerde haftalık, B grubunda aylık, C grubunda üç ayda bir gözden geçirmek iyi bir başlangıçtır. Sezon değişimi, tedarikçi değişikliği veya fiyat değişikliği gibi durumlarda beklemeden yeniden hesaplayın.

Günlük ortalama satışı hesaplarken hangi dönemi almalıyım?

Sezonluk olmayan ürünlerde son 60-90 gün genellikle yeterlidir. Stoksuz kalınan günleri hesaptan çıkarın; aksi halde ortalama düşük çıkar ve eşik de düşük kalır. Sezonluk ürünlerde geçen yılın aynı dönemini esas alın.

Az satan ürünlerde sipariş noktası kullanılır mı?

Kullanılabilir ama dikkatli olunmalıdır. Günde bir adetin altında satan ve tedarik süresi uzun ürünlerde formül yüksek bir eşik verebilir ve sermayeyi bağlar. Bu ürünlerde müşteri siparişine bağlı tedarik, daha kısa tedarik süreli bir tedarikçi veya ürünü listeden çıkarmak değerlendirilmelidir.