e-Arşiv Fatura Nedir? e-Fatura ile Farkı ve Kimler Kesmek Zorunda (2026)
e-Arşiv fatura, e-Fatura'ya kayıtlı olmayan alıcılara elektronik düzenlenen faturadır. e-Fatura ile farkı, 2026'da kimlerin kesmek zorunda olduğu, zorunlu bilgiler, kesim yöntemleri ve iptal: 509 Sıra No.lu Tebliğ'e dayalı rehber.
e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara (vergi mükellefi işletmelere ya da nihai tüketicilere) kesilen ve elektronik ortamda oluşturulan faturadır. Alıcıya isteğine göre kâğıt çıktı olarak ya da elektronik olarak iletilir; düzenleyen kendi nüshasını elektronik ortamda saklar. e-Fatura'dan farkı alıcıdadır: alıcı e-Fatura'ya kayıtlıysa fatura e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv olur. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir; yeni bir belge türü değildir.
Bu rehber "e-Arşiv fatura nedir, e-Fatura'dan farkı ne, ben kesmek zorunda mıyım?" sorularını cevaplar. Kurallar Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nden alınmıştır; kaynak listesi yazının sonundadır. e-Fatura'nın kendisini e-Fatura nedir? yazısında anlattık.
e-Arşiv fatura nedir?
Vergi Usul Kanunu'na göre fatura kâğıt üzerinde en az iki nüsha düzenlenir: aslı müşteriye verilir, ikinci nüshayı düzenleyen saklar. 509 Sıra No.lu Tebliğ bu düzeni elektronik ortama taşır. e-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellef:
- Faturayı elektronik ortamda oluşturur. Fatura bir programda ya da GİB'in portalında hazırlanır, elle yazılmaz.
- Alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik iletir. Müşteriye çıktısı verilebilir ya da fatura elektronik olarak gönderilebilir. Tebliğ'e göre alıcıya ulaşan bu hâl faturanın aslıdır.
- Kendi nüshasını elektronik saklar. Düzenleyende kalan elektronik kayıt ikinci nüsha hükmündedir. Kâğıda basıp klasöre koymak gerekmez; Tebliğ, e-Belgelerin mali mühür veya elektronik imzalarıyla birlikte elektronik ortamda saklanmasını ister.
Tebliğ'in ifadesiyle e-Arşiv fatura "yeni bir belge türü olmayıp" kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Faturanın hukuki sonuçları değişmez; değişen yalnızca düzenleme, iletme ve saklama şeklidir.
e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark
İkisi de elektronik faturadır ve aynı programdan kesilir. Hangisinin kesileceğini sizin tercihiniz değil, alıcının e-Fatura'ya kayıtlı olup olmadığı belirler.
| e-Fatura | e-Arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellef | e-Fatura'ya kayıtlı olmayan vergi mükellefi ya da vergi mükellefi olmayan kişi (nihai tüketici) |
| Alıcıya ulaşma şekli | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura sistemine | Alıcının talebine göre kâğıt çıktı veya elektronik ortamda |
| Kimler düzenler | e-Fatura kullanıcıları | e-Arşiv uygulamasına dahil olanlar; ayrıca e-Arşiv'e dahil olmayan mükellefler belirli faturalarda GİB portalı veya özel entegratör üzerinden |
| Düzenleyenin nüshası | Elektronik saklanır | Elektronik saklanır |
| Hukuki niteliği | Kâğıt faturayla aynı | Kâğıt faturayla aynı |
Tebliğ kuralı açıkça koyar: e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükellef, e-Fatura'ya kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan vergi mükellefine ve vergi mükellefi olmayana e-Arşiv fatura düzenler (Tebliğ'de sayılan istisnai durumlar hariç). Alıcı ve satıcının ikisi de e-Fatura'ya kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır; bu durumda e-Arşiv kesmek doğru belge değildir.
Alıcının kayıtlı olup olmadığını nereden anlarsınız? e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların listesi ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır. e-Fatura ve e-Arşiv kesebilen programlar alıcının vergi numarasını bu listede sorgulayıp doğru belge türünü kendisi seçer.
Kimler e-Arşiv fatura kesmek zorunda? (2026)
e-Arşiv uygulaması herkes için zorunlu değildir; 509 Sıra No.lu Tebliğ zorunlu grupları ayrı ayrı sayar:
1. e-Fatura mükellefleri
e-Fatura uygulamasına zorunlu ya da isteğe bağlı olarak dahil olan mükellefler, e-Fatura'ya geçiş için tanınan süre içinde e-Arşiv uygulamasına da geçmek zorundadır. Bu yüzden "e-Fatura mükellefi e-Arşiv'e de geçmek zorunda mı?" sorusunun cevabı evettir: kayıtlı olmayan müşterilerinize kestiğiniz faturalar e-Arşiv olur. e-Fatura'ya geçiş hadlerini ve sürelerini e-Fatura mükellefi ne demek? yazısında topladık.
2. İnternetten satış yapanlar ve aracı platformlar
Pazaryeri gibi aracı hizmet sağlayıcıları, internette gayrimenkul ve motorlu taşıt ilanı yayınlayan siteler ile internet reklamcılığı aracıları e-Arşiv'e geçmek zorundadır. Kendi sitesinde ya da bir pazaryerinde mal veya hizmet satan mükellefler ise e-Fatura için belirlenen internet satışı haddini (2022 ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL brüt satış hasılatı) aştıkları dönemi izleyen yılın yedinci ayının başına kadar e-Arşiv'e geçer.
3. e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin faturaları
e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler de belirli faturaları e-Arşiv olarak düzenlemek zorundadır. Bu faturalar GİB'in e-Belge portalı üzerinden ya da GİB'den izin almış özel entegratörlerin sistemleri aracılığıyla düzenlenir. 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile güncel takvim şöyledir:
| Mükellef grubu | Dönem | Kural |
|---|---|---|
| Bilanço esasına göre defter tutanlar | 1 Ocak 2026'dan itibaren | Tutara bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv |
| Basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar | 31 Aralık 2026'ya kadar | Vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar e-Arşiv |
| Basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar | 1 Ocak 2027'den itibaren | Tutara bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv |
Küçük esnafın fatura düzeni ve 2027 geçişi için basit usul mükellef fatura keser mi? yazısına bakabilirsiniz.
4. GİB'in bildirimle geçirdiği mükellefler
GİB, riskli veya vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükellefleri faaliyet, sektör ve ciroya bakmadan, yazılı bildirim yapıp en az 3 ay hazırlık süresi vererek e-Arşiv'e geçirmeye yetkilidir.
e-Arşiv'e geçmek, her faturayı iki kez girmek demek olmamalı. Faturayı portalda kesip cari hesabı ve stoğu ayrıca güncellemek, fatura sayısı arttıkça zaman alır. evobulut'ta e-Arşiv fatura, cari hesap ve stokla aynı ekrandan kesilir. Alıcı e-Fatura'ya kayıtlıysa program e-Fatura'yı kendisi seçer.
e-Arşiv faturada bulunması gereken bilgiler
509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre e-Arşiv faturada şunlar zorunludur:
- Düzenlenme tarihi ve belge numarası.
- Düzenleyenin adı soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- Müşterinin adı soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- Malın veya işin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı ile vergi türü, oranı ve tutarı.
- Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.
- GİB sistemlerinden sorgulanmasını ve doğrulanmasını sağlayan karekod veya barkod (GİB'in
ebelge.gib.gov.tr'de duyurduğu tarihten itibaren).
Liste, Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesinde kâğıt fatura için sayılan bilgilerle büyük ölçüde örtüşür; vergi bilgileri ve karekod gibi alanlar e-Arşiv'e özgüdür. Mükellef bu zorunlu bilgilere ek olarak kendi ihtiyacına göre başka bilgiler de yazabilir.
e-Arşiv fatura nasıl kesilir? İki yol
Tebliğ e-Belge uygulamalarından yararlanmanın yollarını sayar. Küçük ve orta ölçekli işletme için seçenekler şunlardır:
| Yöntem | Nasıl işler | Kimler için uygun |
|---|---|---|
| GİB Portal yöntemi | Fatura GİB'in internet portalında elle oluşturulur. Başvuru ebelge.gib.gov.tr'deki başvuru kılavuzlarına göre yapılır, kullanıcı hesabını GİB tanımlar. | Fatura sayısı az, programı olmayan işletme ve esnaf |
| Özel entegratör yöntemi | GİB'den izin almış özel entegratör, faturayı oluşturma, mali mühürle onaylama ve GİB'e iletme hizmeti verir; fatura muhasebe programınızda oluşur. | Faturayı cari hesap ve stok kaydıyla birlikte kesmek isteyen işletme |
Üçüncü yol olan doğrudan entegrasyon, kendi bilgi işlem sistemini GİB'e bağlayan büyük hacimli işletmeler içindir. Portalda her fatura elle girilir; programdan kesildiğinde ise stok düşer, cari borçlanır ve belge aynı anda oluşur.
İnternetten satışta e-Arşiv
e-Arşiv uygulamasına dahil olup internetten mal veya hizmet satanlar, bu satışlara ait e-Arşiv faturaları elektronik ortamda iletmek zorundadır. Bu faturalarda Tebliğ şu ek bilgileri ister: satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, mal satışında gönderiyi taşıyanın adı veya unvanı ile kimlik/vergi numarası, malın gönderildiği veya hizmetin yapıldığı tarih ve bir iade bölümü. Müşteri malı iade ederken faturanın çıktısını alıp iade bölümünü doldurur ve imzalar; bu belge satıcının düzenlemesi gereken gider pusulasının yerine geçer. Pazaryeri sipariş akışını Trendyol ve Hepsiburada siparişlerinin entegrasyonu yazısında anlattık.
e-Arşiv fatura iptali
e-Arşiv faturada iptal, yalnızca kendi kaydınızda yapılan bir işlem değildir. Tebliğ, 1 Mayıs 2021'den itibaren e-Belge iptal işlemlerinin ve Türk Ticaret Kanunu'na göre noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da kayıtlı elektronik posta ile yapılan itirazların GİB sistemine elektronik ortamda bildirilmesini zorunlu tutar. Bildirimin usulü ve süreleri ebelge.gib.gov.tr'de yayımlanan iptal ve itiraz bildirim kılavuzunda yer alır; süreleri işlem anında oradan kontrol edin. Hatalı kesilen faturada en sık yapılan yanlışları e-Fatura ve e-İrsaliye keserken yapılan pahalı hatalar yazısında topladık.
e-Arşiv kesmezseniz ne olur?
Tebliğ'e göre zorunluluk getirildiği halde e-Arşiv'e süresinde geçmeyenler ile e-Arşiv olarak düzenlenmesi ve alınması gereken faturayı kâğıt olarak düzenleyen veya alanlar hakkında Vergi Usul Kanunu'nun ceza hükümleri uygulanır. Kanunun 353. maddesi, elektronik düzenlenmesi gereken faturanın kâğıt düzenlenmesini faturayı hiç düzenlememekle aynı özel usulsüzlük cezasına bağlar. Ceza yalnız düzenleyene değil, nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcıya da kesilir. Tutarlar her yıl güncellendiği için bu yazıda rakam vermiyoruz.
e-Arşiv'e geçiş için kontrol listesi
- Grubunuzu belirleyin: e-Fatura mükellefi misiniz, internetten satış yapıyor musunuz, defter türünüz ne? Yukarıdaki dört grup hangi kuralın size uygulandığını gösterir.
- Yönteminizi seçin: Az fatura için GİB portalı, faturayı programdan kesmek için özel entegratör.
- Başvuruyu yapın:
ebelge.gib.gov.tr'deki başvuru kılavuzlarına göre ya da entegratörünüzün yönlendirmesiyle. - Cari kartları düzeltin: Vergi numarası eksik ya da yanlış cari kart, e-Arşiv ile e-Fatura arasında yanlış belge türü seçilmesinin sık görülen nedenlerindendir.
- İletim tercihini sorun: Müşteri faturayı kâğıt mı, elektronik mi istiyor? İnternet satışlarında elektronik iletim zorunludur.
- İptal sürecini öğrenin: Hatalı faturayı GİB'e bildirmeden yeniden kesmeyin.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv fatura ile e-Fatura aynı şey mi?
Değil. İkisi de elektronik faturadır, ama e-Fatura yalnızca e-Fatura'ya kayıtlı iki mükellef arasında GİB sistemi üzerinden gider. e-Arşiv fatura, kayıtlı olmayan işletmelere ve nihai tüketicilere kesilir; alıcıya kâğıt ya da elektronik olarak ulaşır.
e-Fatura mükellefi e-Arşiv'e geçmek zorunda mı?
Evet. 509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre e-Fatura'ya dahil olan mükellefler, e-Fatura için tanınan süre içinde e-Arşiv uygulamasına da geçer. Kayıtlı olmayan alıcılara kesilen faturalar e-Arşiv olur.
e-Arşiv fatura kâğıda basılabilir mi?
Evet. Alıcı isterse e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı verilir ve bu çıktı faturanın aslı hükmündedir. Düzenleyenin kendi nüshası ise elektronik ortamda saklanır. İnternet satışlarında fatura elektronik ortamda iletilmek zorundadır.
e-Arşiv faturanın gerçek olduğunu nasıl kontrol ederim?
e-Arşiv faturadaki karekod veya barkod, belgenin GİB sistemlerinden sorgulanması ve doğrulanması içindir. GİB'in e-Belge sitesinde e-Arşiv fatura sorgulama sayfası da bulunur.
Basit usul mükellef e-Arşiv fatura kesebilir mi?
Keser ve 2026'da vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalarda kesmek zorundadır; 1 Ocak 2027'den itibaren tüm faturaları e-Arşiv olacaktır. Adım adım kesim ve basit usule özgü kurallar için basit usul mükellef fatura keser mi? yazısına bakın.
Kaynaklar ve güncelleme notu
- Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509), GİB e-Belge sitesinde (
ebelge.gib.gov.tr) yayımlanan güncel metin: IV.2.1 (e-Arşiv'in tanımı, nüshalar), IV.2.2 (uygulamaya dahil olma), IV.2.3 (zorunlu bilgiler), IV.2.4.1-IV.2.4.5 (zorunlu gruplar, internet satışları), IV.2.5 (ceza), V.1 (yararlanma yöntemleri), V.10 (iptal ve itiraz bildirimi), VI (muhafaza ve ibraz). - Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 589), Resmî Gazete 31 Aralık 2025, Sayı 33124 (5. Mükerrer): basit usul ve işletme hesabı için e-Arşiv takvimi.
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (mevzuat.gov.tr): 230. madde (faturada bulunması gereken bilgiler), 353. madde (özel usulsüzlük).
Son güncelleme: 9 Kasım 2026. Hadler, tarihler ve iptal süreleri tebliğ değişiklikleriyle güncellenir; bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, vergi danışmanlığı yerine geçmez. Kendi durumunuz için mali müşavirinize ve GİB'in e-Belge sitesindeki güncel duyurulara başvurun.