Gıda İşletmelerinde Stok Takibi: Son Tüketim Tarihi, Parti (Lot) ve FEFO
Gıda toptancısı, market, restoran ve üreticiler için stok takibi: son tüketim tarihi, parti (lot) kaydı, FEFO ile sevk, fire ve hammadde takibi, geri çağırma senaryosu.
Gıda işletmelerinde stok takibi yalnızca kaç adet ürün olduğunu değil, hangi partiden, hangi son tüketim tarihiyle ve hangi depoda olduğunu bilmek demektir. Bunun için ürün girişte parti (lot) ve tarih bilgisiyle kaydedilir, çıkışta tarihi en yakın parti önce kullanılır (FEFO), bozulan veya atılan ürün sebebiyle birlikte fire olarak işlenir. Bu üç kayıt düzenli tutulduğunda hem fire azalır hem de bir sorun çıktığında ürünün nereye gittiği dakikalar içinde bulunur.
Bu rehber gıda toptancıları, marketler, restoran ve kafeler, fırınlar ve küçük gıda üreticileri içindir. Program seçimini değil, günlük kayıt düzenini anlatır. Yazılım değerlendiriyorsanız önce stok takip programı seçim rehberine bakabilirsiniz.
Gıdada stok takibi neden farklıdır?
Kırtasiye veya hırdavat ürünü rafta aylarca bekleyebilir; gıda ürünü bekleyemez. Bu yüzden gıdada üç bilgi miktar kadar önemlidir:
- Tarih: Ürün hangi tarihe kadar satılabilir veya kullanılabilir?
- Parti (lot): Ürün hangi üretim veya alış partisinden geliyor?
- Koşul: Ürün hangi sıcaklıkta, hangi depoda saklanıyor?
Yalnızca toplam miktarı izleyen bir düzen, "stokta 40 koli var" der ama 15 kolisinin üç gün içinde tarihinin dolacağını göstermez. Fire de çoğu zaman tam bu görünmeyen kısımda oluşur.
Son tüketim tarihi ve tavsiye edilen tüketim tarihi
Gıda etiketlerinde iki farklı tarih ifadesi kullanılır. Günlük dilde ikisine de "SKT" denir ama stok kaydında ayrılmaları gerekir:
| Etiket ifadesi | Ne anlatır? | Stok takibindeki anlamı |
|---|---|---|
| Son tüketim tarihi (STT) | Mikrobiyolojik açıdan çabuk bozulabilen ürünlerde güvenli tüketimin son günü | Tarih geçtikten sonra satılmaz; fire olarak ayrılır |
| Tavsiye edilen tüketim tarihi (TETT) | Ürünün kalite özelliklerini koruduğu süre | Tarih yaklaşırken öncelikli satış planı yapılır |
Hangi ürünün hangi tarih türüne tabi olduğu ve tarihi geçen ürünle ne yapılabileceği gıda mevzuatıyla belirlenir. Kendi ürün gruplarınız için güncel mevzuatı ve gerekirse gıda mühendisinizi esas alın; bu yazı kayıt düzenini anlatır, hukuki değerlendirme yerine geçmez.
Stok kaydında yapılması gereken, tarihi ürün kartına değil partiye bağlamaktır. Aynı ürünün farklı günlerde gelen iki partisinin tarihleri farklıdır; tek bir "SKT" alanı bu farkı kaybeder.
Parti (lot) kaydı: girişte yapılmayan çıkışta yapılamaz
Parti takibinin en kritik anı mal kabulüdür. Tedarikçiden gelen ürün kabul edilirken şu bilgiler girilmelidir:
- Ürün ve miktar
- Parti veya lot numarası: Etiketteki üretici partisi; yoksa işletmenin verdiği giriş partisi.
- Son tüketim veya tavsiye edilen tüketim tarihi
- Tedarikçi ve belge: Fatura veya irsaliye numarası.
- Depo ve gerekiyorsa kabul sıcaklığı: Soğuk zincir ürünlerinde kabul anındaki sıcaklık.
Giriş sırasında parti girilmezse, sonradan hangi kolinin hangi partiden geldiğini bulmak neredeyse imkânsızdır. Kabul sırasında barkod veya karekod okutulması yazım hatalarını azaltır. Etiketi olmayan açık ürünlerde (dökme bakliyat, kasap ürünleri gibi) işletmenin kendi parti etiketini basması iyi bir uygulamadır.
FEFO ve FIFO: hangisi gıda için doğru?
Stok çıkışında iki yaygın yöntem vardır:
| Yöntem | Kural | Ne zaman uygun? |
|---|---|---|
| FIFO (İlk giren ilk çıkar) | Depoya önce giren parti önce çıkar | Tarih sırası ile giriş sırası aynıysa |
| FEFO (Tarihi ilk dolan ilk çıkar) | Son tüketim tarihi en yakın parti önce çıkar | Gıda gibi tarihli ürünlerde genel kural |
Çoğu zaman FIFO ile FEFO aynı sonucu verir. Ama tedarikçi bazen tarihi daha yakın bir partiyi daha geç gönderir. Bu durumda FIFO'ya göre çalışan depo, yeni gelen ama tarihi daha yakın olan partiyi rafta bekletir ve fire oluşur. Tarihli ürünlerde çıkış kuralını FEFO olarak belirleyin.
FEFO'nun uygulanabilmesi için iki şey gerekir:
- Sistem önerisi: Sipariş hazırlanırken program hangi partiden çıkılacağını önermeli.
- Raf düzeni: Tarihi yakın ürün rafın önüne, yeni ürün arkaya yerleştirilmeli. Sistem doğru partiyi önerse bile personel öndeki ürünü alır.
Tarihi yaklaşan ürünler için erken uyarı
Fire çoğunlukla tarih dolduğu gün değil, ondan haftalar önce verilen yanlış sipariş kararında başlar. Basit bir uyarı düzeni kurun:
| Kalan süre | Durum | Eylem |
|---|---|---|
| Raf ömrünün yarısından fazlası | Normal | Olağan satış |
| 7-14 gün (ürüne göre) | Uyarı | Öncelikli sevk, şubeler arası transfer, siparişi azaltma |
| 1-7 gün | Kritik | İndirimli satış, kampanya, kurum içi kullanım |
| Tarih geçmiş (STT) | Satışa kapalı | Ayır, fire kaydı yap, mevzuata uygun imha |
Gün aralıklarını ürün grubunuza göre belirleyin: süt ürünü ile kuru gıdanın uyarı süresi aynı olmaz. Haftada bir "30 gün içinde tarihi dolacak partiler" raporuna bakmak, kritik listesine düşen ürünü önemli ölçüde azaltır. Tarihi yaklaşan ürünü satışa dönüştürme taktikleri için rafta bekleyen ürünleri nakde çevirme rehberine bakabilirsiniz.
Fire ve bozulma kaydı
Gıdada fire kaçınılmazdır; sorun fireyi kaydetmemektir. Kaydedilmeyen fire sayımda açıklanamayan eksik olarak görünür. Her fire kaydında ürün, parti, miktar, sebep kodu, kaydı giren kişi ve tarih bulunmalıdır.
Gıdaya özel sebep kodları örneği:
- Tarihi geçti (STT)
- Soğuk zincir kırıldı
- Ambalaj hasarlı
- Hazırlık firesi (ayıklama, kesim, pişirme kaybı)
- Müşteri iadesi, tekrar satılamaz
- Numune veya ikram
Sebep kodları sabit olursa fireyi analiz edebilirsiniz. "Tarihi geçti" firesi yüksekse sorun sipariş miktarındadır, "soğuk zincir" firesi yüksekse depolama veya taşımadadır. Şubeler arası fire karşılaştırması ve sayım düzeni için çok şubeli işletmelerde stok kontrolü yazısına göz atabilirsiniz.
Restoran ve üretimde hammadde takibi
Restoran, fırın ve gıda üreticilerinde satılan ürün ile stoktan düşen ürün aynı değildir. Bir porsiyon yemek satıldığında stoktan et, sebze, yağ ve baharat düşmesi gerekir. Bunun yolu reçetedir:
- Her menü ürünü veya mamul için reçete tanımlanır (örneğin 1 porsiyon için 180 g kıyma, 40 g soğan).
- Satış veya üretim kaydedildikçe hammadde reçeteye göre otomatik düşülür.
- Dönem sonunda sayılan hammadde ile reçeteye göre olması gereken miktar karşılaştırılır.
Aradaki fark, kaydedilmemiş fireyi, porsiyon kaçağını veya hatalı reçeteyi gösterir. Hammadde de parti ve tarihle takip ediliyorsa, hangi mamulün hangi hammadde partisinden üretildiği de izlenebilir. Reçete ve maliyet hesabının ayrıntısı için ürün ağacı ve üretim maliyeti rehberine bakabilirsiniz.
Geri çağırma senaryosu: parti takibinin asıl sınavı
Bir tedarikçi, belirli bir partide sorun olduğunu bildirdi diyelim. Parti takibi yapan bir işletme şu soruları dakikalar içinde cevaplayabilmelidir:
- Bu partiden ne kadar aldık, hangi belgeyle?
- Şu anda hangi depoda, ne kadarı duruyor?
- Satılan kısmı hangi müşterilere, hangi faturalarla gitti?
- Bu hammaddeyle hangi mamuller üretildi?
Gıda mevzuatı işletmelerden genel olarak ürünü kimden aldıklarını ve kime sattıklarını gösterebilmelerini, yani izlenebilirliği bekler. Parti bilgisi girişte, satışta ve üretimde kaydediliyorsa bu sorular bir raporla cevaplanır; kaydedilmiyorsa faturalar ve depo tek tek taranır. Yılda bir kez bu senaryoyu bir parti üzerinden deneme amaçlı uygulamak, kayıt düzenindeki boşlukları ortaya çıkarır.
Kurulum için kontrol listesi
- Tarihli ürünleri işaretleyin: Hangi ürünler parti ve tarihle izlenecek, hangileri izlenmeyecek?
- Tarih türünü belirleyin: Her ürün grubu için STT mi TETT mi kullanıldığını tanımlayın.
- Mal kabul adımını yazın: Parti, tarih, belge ve gerekiyorsa sıcaklık kabul sırasında girilsin.
- Çıkış kuralını FEFO yapın: Sistem parti önerisini tarihe göre yapsın, raf düzeni buna uysun.
- Uyarı sürelerini ürün grubuna göre belirleyin.
- Fire sebep kodlarını sabitleyin.
- Reçeteleri tanımlayın: Restoran ve üretimde satılan her ürün hammadde düşümüne bağlansın.
- Geri çağırma testini planlayın: Yılda en az bir kez bir parti üzerinden deneyin.
Evosoft'un ürünü evobulut'u değerlendiriyorsanız evobulut stok takip programı sayfasından ayrıntılara bakabilir, yukarıdaki listeyi demo sırasında kendi ürünlerinizle deneyebilir ve parti, tarih ve reçete özelliklerinin paket kapsamını yazılı teyit edebilirsiniz. İşletmenizin yapısını birlikte değerlendirmek isterseniz bizimle iletişime geçin.
Sık sorulan sorular
Küçük bir market veya kafe için parti takibi gerekli mi?
Her ürün için gerekli olmayabilir. Çabuk bozulan ve tarihi kısa olan ürünlerde (süt ürünleri, et, hazır yemek) tarih bazlı takip fireyi belirgin şekilde azaltır. Uzun raf ömürlü kuru gıdalarda ürün bazlı takip ve düzenli raf kontrolü çoğu zaman yeterlidir.
FEFO uygulamak için depo yazılımı şart mı?
Az ürünle elle de uygulanabilir: raf önüne tarihi yakın ürün konur, haftalık tarih kontrolü yapılır. Ürün ve parti sayısı arttığında, hangi partiden çıkılacağını öneren ve tarihi yaklaşan partileri listeleyen bir program elle takibe göre çok daha güvenilirdir.
Tarihi geçen ürün stoktan nasıl düşülmeli?
Satıştan ayrılıp "tarihi geçti" sebep koduyla fire kaydı yapılmalıdır. Kayıt maliyetiyle tutulursa ay sonunda fire tutarını ürün ve tedarikçi bazında görebilirsiniz. İmha ve belge gereklilikleri için mali müşavirinize ve güncel mevzuata danışın.
Restoranda gerçek zamanlı stok takibi mümkün mü?
Satışlar kasadan veya sipariş sisteminden stok programına aktarılıyor ve reçeteler tanımlıysa hammadde stoğu satışla eş zamanlı düşer. Yine de hazırlık firesi ve porsiyon farkları nedeniyle düzenli sayım gereklidir; gerçek zamanlı takip sayımın yerini değil, sayımlar arasındaki görünürlüğü sağlar.