Yıl Sonu Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Hazırlık, Etiketleme ve Sayım Farkı Rehberi

Yıl sonu stok sayımı, depodaki ve raftaki her ürünün fiziksel olarak sayılıp kayıtlı stokla karşılaştırıldığı ve farkların nedenleriyle birlikte kapatıldığı işlemdir. İyi bir sayım sayım günü başlamaz: iki hafta önce hareket kesme saati, bekleyen belgeler, ayrı tutulacak mallar ve raf etiketleri netleşir. Sayım günü ise kör sayım ve çift ekiple yapılır, fark çıkan kalemler ikinci kez sayılmadan düzeltilmez.

Bu rehber tek depolu veya az depolu perakendeci, toptancı ve üretici KOBİ'ler içindir. Program seçimini değil sayımın kendisini anlatır. Şubeler arası sayım ve transfer konusunu çok şubeli işletmelerde stok kontrolü yazısında ayrıca ele aldık.

Yıl sonu sayımı neden bu kadar önemli?

Yıl boyunca kayıtlı stok ile raftaki stok arasında küçük farklar birikir: yanlış birimle girilen bir alış, kaydı unutulan bir iade, kırılıp atılan ama düşülmeyen bir ürün. Tek tek önemsiz görünen bu farklar yıl sonunda üç yerde sonuç doğurur:

Yeni yılın açılış stoğu yanlış başlar. Sayılmadan devredilen hatalı miktar, ocak ayındaki her sipariş ve kritik stok uyarısını bozar.
Kâr yanlış hesaplanır. Kayıtta olup rafta olmayan ürün, satılmış gibi değil "hâlâ elde" gibi görünür; dönemin maliyeti eksik, kârı fazla çıkar.
Ölü stok gizli kalır. Yıllardır kıpırdamayan ürünler çoğu zaman ancak sayımda fark edilir.

Bu yüzden sayımın amacı yalnızca bir rakam bulmak değildir; farkın nereden geldiğini görüp gelecek yılın süreçlerini düzeltmektir.

Sayımdan iki hafta önce: hazırlık takvimi

Zaman	Yapılacak iş	Neden
2 hafta önce	Sayım tarihini, başlama saatini ve hareket kesme saatini belirleyin; tedarikçi ve müşterilere duyurun	Sayım sırasında mal girişi ve çıkışı olursa sayılan miktar hiçbir ana ait olmaz
2 hafta önce	Sayım ekiplerini ve bölge sorumlularını yazılı olarak belirleyin	Kimin hangi rafı saydığı belli olmazsa fark çıktığında geri dönülemez
10 gün önce	Bekleyen belgeleri kapatın: gelen ama girişi yapılmamış mallar, sevk edilmiş ama faturası kesilmemiş siparişler, iade bekleyen ürünler	Belgesi açık kalan her hareket sayım farkı olarak geri döner
1 hafta önce	Ürün kartlarını temizleyin: mükerrer kartlar, yanlış birimler (koli/adet), pasif ürünler	Aynı ürün iki kartta duruyorsa birinde fazla, diğerinde eksik görünür
1 hafta önce	Raf adreslerini ve etiketleri kontrol edin (aşağıda)	Etiketsiz ürün sayım günü en çok vakit kaybettiren kalemdir
2-3 gün önce	Ayrı tutulacak malları fiziksel olarak ayırın ve işaretleyin	Size ait olmayan veya satılamayacak mal, satılabilir stokla karışmamalı
1 gün önce	Sayım fişlerini numaralayın, ekiplere bölge listelerini dağıtın, okuyucuları şarj edin	Sayım sabahı hazırlıkla geçmez

Hangi mallar ayrı tutulmalı?

Sayım günü raftaki her şey sizin satılabilir stokunuz değildir. Aşağıdaki gruplar ayrı bir alana alınıp üzerine ne olduğu yazılmalıdır:

Emanet ve konsinye mal: Tedarikçinin size satılmak üzere bıraktığı ama mülkiyeti henüz geçmemiş ürünler.
Müşteriye ait mal: Satışı yapılmış, faturası kesilmiş ama teslim alınmamış ürünler; tamir veya iade için gelen müşteri ürünleri.
Hasarlı, kusurlu ve tarihi geçmiş ürünler: Bunlar da sayılır ama satılabilir stoktan ayrı listelenir.
İade edilecek ürünler: Tedarikçiye geri gönderilmeyi bekleyen mallar.

Bu ayrım yapılmazsa sayılan miktar doğru, ama sayının anlamı yanlış olur. Hangi kalemlerin envanterde nasıl gösterileceğini mali müşavirinizle sayımdan önce netleştirin.

Raf adresleme ve stok etiketleri

Sayımın hızı büyük ölçüde etiketlemeye bağlıdır. Ürünün nerede durduğu ve ne olduğu tek bakışta anlaşılmalıdır.

Raf adresi

Depoyu bölge, koridor, raf ve göz olarak kodlayın. Örneğin A-03-2-B: A bölgesi, 3. koridor, 2. raf katı, B gözü. Her raf gözüne bu kodu taşıyan bir etiket yapıştırın. Adreslemenin sayıma üç faydası vardır:

Ekiplere "A bölgesi" yerine "A-01'den A-06'ya" gibi net bir liste verilir; iki ekip aynı rafı saymaz, hiçbir raf atlanmaz.
Aynı ürün iki farklı yerde duruyorsa her biri ayrı adresle sayılır; toplam doğru, yer bilgisi de kayıtlı olur.
Fark çıktığında ikinci sayım ekibi doğrudan ilgili raf gözüne gider.

Ürün etiketi

Her ürünün üzerinde veya raf gözünde ürün kodu, barkod ve sayım birimi yazmalıdır. En sık hata birim karışıklığıdır: kayıtta adet tutulan ürün rafta koli olarak sayılırsa, 12'li bir kolide fark 11 kat büyür. Açılmış kolileri adetle, kapalı kolileri koli içi miktarla çarparak sayma kuralını önceden yazın.

Barkodu olmayan ürünler (dökme mal, kendi ürettiğiniz yarı mamul, ithal ürünler) için kendi barkodunuzu basıp etiketleyin. Sayım günü barkodsuz kalan her ürün elle aranır ve en çok hata buralarda yapılır.

Barkod okuyucu şart mı?

Değil, ama ürün çeşidi yüzlerin üzerindeyse büyük fark yaratır. Okuyucuyla sayımda ürün kodu elle yazılmaz, yanlış karta sayım girilmez. Okuyucu yoksa önceden basılmış, ürün kodu ve raf adresi hazır sayım listeleriyle çalışın; ekip yalnızca miktar yazsın.

Sayımı kâğıttan programa ikinci kez yazmayın. Fişlere yazılan miktarların akşam elle sisteme girilmesi, sayımda yapılmayan hataları bu kez kayıtta üretir. evobulut stok takip programında sayım barkodla doğrudan depo bazında girilir, sayım farkı listesi kayıtlı stokla otomatik karşılaştırılarak çıkar.

Sayım günü: adım adım

Hareketleri durdurun. Kesme saatinden sonra mal kabulü ve sevkiyat yapılmaz. Zorunlu bir çıkış olursa belgesi ayrıca işaretlenir ve sayım farkı incelenirken hesaba katılır.
Ekipleri ikili kurun. Bir kişi sayar, diğeri yazar veya okutur. Aynı kişinin hem sayıp hem yazması yorgunluk hatasını artırır.
Kör sayım yapın. Sayım ekibi kayıtlı miktarı görmez. Kayıtta "48" yazdığını bilen biri rafta 46 sayarsa çoğu zaman yeniden saymak yerine 48 yazar; fark gizlenir.
Bölge bölge ilerleyin. Sayılan raf gözüne sayım etiketi veya işaret konur. Böylece hem atlanan hem iki kez sayılan raf kalmaz.
Fişleri numaralı tutun. Her fiş bir ekibe ve bir bölgeye aittir; kaybolan veya boş dönen fiş hemen fark edilir.
Gün sonunda kayıtla karşılaştırın. Sayılan miktarlar sisteme girildikten sonra kayıtlı stokla fark listesi çıkarılır.
Farklı kalemleri ikinci ekibe saydırın. Fark çıkan ürünler, ilk sayımı yapmayan başka bir ekip tarafından yeniden sayılır. Fark tutarlıysa incelemeye geçilir; değilse üçüncü sayım yapılır.

Sayım farkı: fazla ve eksik nasıl incelenir?

Sayım farkı çıktığında ilk refleks kaydı fiziksel sayıma eşitlemektir. Ama önce farkın nedeni bulunmalıdır; aksi halde aynı hata gelecek yıl yine çıkar.

Fark türü	Tipik neden	Nasıl kontrol edilir
Bir üründe fazla, benzer üründe aynı miktarda eksik	Satış veya alış yanlış ürün kartına girilmiş	İki ürünün yıl içindeki hareketleri karşılaştırılır
Fark koli içi miktarın katı	Birim karışıklığı (koli/adet)	Alış ve satış belgelerindeki birimlere bakılır
Sayım tarihine yakın tarihli fark	Kesme saatinden sonra belge işlenmiş veya mal belgesiz çıkmış	Son günlerin irsaliye ve fatura tarihleri kontrol edilir
Kırılgan veya bozulabilir ürünlerde eksik	Fire, kırık, tarih geçmesi kaydedilmemiş	Fire kayıt düzeni gözden geçirilir
Küçük ve değerli ürünlerde düzenli eksik	Kayıp veya kontrolsüz çıkış	Erişim ve teslim düzeni incelenir

İnceleme sonunda farklar düzeltme kaydıyla kapatılır. Kimin onayladığı, neden kaynaklandığı ve hangi tarihte kapatıldığı yazılı kalmalıdır. Sayım farklarının muhasebe kaydını ve envantere yansımasını mali müşavirinizle birlikte yapın; bu rehber mevzuat değil, depo tarafındaki uygulamayı anlatır.

Sayımda çıkan ölü ve tarihi yaklaşan ürünler

Sayım, rafta hareketsiz bekleyen ürünleri görmenin en iyi fırsatıdır. Sayım listesine "son hareket tarihi" sütunu eklerseniz, bir yıldır hiç satılmamış ürünler kendiliğinden ortaya çıkar. Bu ürünleri nakde çevirme yollarını ölü stok eritme rehberinde anlattık.

Son tüketim tarihli ürünlerde sayım parti ve tarih bazında yapılmalıdır; aynı üründen farklı tarihli partiler ayrı sayılmazsa ilk giren ilk çıkar (FEFO) düzeni sayım sonrası bozulur. Ayrıntısı gıda işletmelerinde stok takibi yazısında.

Sayım sonrası: yeni yılın açılışı

Sayım kapatıldığında elde doğru bir başlangıç noktası vardır. Bunu iki iş için kullanın:

Minimum stok ve sipariş noktalarını gözden geçirin. Yıl boyunca biriken ürünler sipariş miktarının, sık biten ürünler emniyet stoğunun yanlış olduğunu gösterir. Hesap yöntemi için sipariş noktası ve minimum stok hesaplama yazısına bakabilirsiniz.
Farkların nedenlerine göre süreci düzeltin. Farkların çoğu birim karışıklığından geliyorsa ürün kartları, belge gecikmesinden geliyorsa mal kabul düzeni, fireden geliyorsa fire kaydı ele alınmalıdır. Yaygın stok hataları ve çözümleri için stok yönetimi hataları yazısına göz atın.

Yıl sonunu kolaylaştırmak: dönemsel sayım

Tüm depoyu yılda bir kez saymak yerine yıl içinde parça parça saymak (dönemsel veya döngüsel sayım) yıl sonu sayımını hızlandırır ve sürprizleri azaltır. Pratik bir düzen, ürünleri ciroya katkısına göre gruplamaktır:

A grubu (cironun büyük kısmını yapan az sayıda ürün): ayda bir.
B grubu: üç ayda bir.
C grubu (çok sayıda, düşük cirolu ürün): yılda bir, yıl sonu sayımında.

Dönemsel sayımlar düzenli yapılıyorsa yıl sonu sayımında fark çıkan kalem sayısı azalır ve sayım günü daha kısa sürer.

Yıl sonu stok sayımı kontrol listesi

Sayım tarihi, başlama saati ve hareket kesme saati duyuruldu mu?
Ekipler ikili ve bölgeler raf adresiyle atandı mı?
Açık irsaliye, faturalanmamış sevk ve bekleyen iadeler kapatıldı mı?
Mükerrer ürün kartları birleştirildi, birimler kontrol edildi mi?
Emanet, konsinye, müşteriye ait, hasarlı ve iade edilecek mallar ayrıldı ve işaretlendi mi?
Her raf gözünde adres, her üründe kod, barkod ve sayım birimi var mı?
Sayım fişleri numaralandı, okuyucular hazır mı?
Sayım kör yapılacak mı (ekip kayıtlı miktarı görmeyecek mi)?
Fark çıkan kalemler için ikinci sayım ekibi belirlendi mi?
Farkların onayı ve muhasebe kaydı için mali müşavirle takvim konuşuldu mu?

Sayımı programa nasıl taşırsınız?

Kâğıtla yapılan bir sayımda en zayıf halka, fişlerin sisteme aktarıldığı akşamdır. Stok programında sayım depo bazında açılır, barkodla okutulan miktarlar doğrudan sayım belgesine düşer ve program kayıtlı stokla fark listesini kendisi çıkarır. Fark onaylandığında düzeltme kaydı oluşur; kimin hangi tarihte onayladığı da kayıtlıdır.

Program değerlendiriyorsanız demoda şunları deneyin: bir depo için sayım açın, birkaç ürünü kayıttan farklı miktarla girin, fark listesinin birim (koli/adet) dönüşümünü doğru yaptığını kontrol edin ve onay sonrası stok hareketlerinde düzeltmenin nasıl göründüğüne bakın. Seçim kriterlerinin tamamı için stok takip programı seçim rehberine bakabilirsiniz.

Evosoft'un ürünü evobulut'u değerlendiriyorsanız evobulut stok takip programı sayfasından depo, sayım ve barkod özelliklerine bakabilirsiniz. Sayım düzeninizi birlikte planlamak isterseniz bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Yıl sonu stok sayımı ne zaman yapılır?

İşletmenin hesap döneminin son günü itibarıyla stoğu tespit etmek için yapılır; çoğu işletmede bu tarih 31 Aralık'tır. Sayımı birkaç gün önce yapmak zorunda kalırsanız, sayım ile dönem sonu arasındaki tüm giriş ve çıkışların belgeli olduğundan emin olun. Tarih ve kayıt konusunu mali müşavirinizle netleştirin.

Sayım sırasında satış yapılabilir mi?

Mümkünse yapılmamalıdır. Satış devam edecekse sayılan bölge satıştan kapatılır veya sayım kesme saatinden sonraki tüm çıkışlar ayrı belgeyle izlenir. Bu belgeler sayım farkı incelenirken tek tek hesaba katılır.

Kör sayım nedir?

Sayım ekibinin kayıtlı miktarı görmeden saydığı yöntemdir. Kayıtlı miktarı bilen kişi farkı fark ettiğinde yeniden saymak yerine kayıttaki rakamı yazmaya eğilimlidir. Kör sayım bu eğilimi ortadan kaldırır ve gerçek farkları görünür kılar.

Sayım farkı ne kadar olursa normaldir?

Tek bir oran yoktur; ürün türüne, depo düzenine ve ürün çeşidine göre değişir. Önemli olan farkın yıldan yıla küçülmesi ve nedenlerinin bilinmesidir. Aynı ürün grubunda her yıl aynı yönde fark çıkıyorsa sorun sayımda değil, o ürünün kayıt veya teslim sürecindedir.

Barkod okuyucu olmadan sayım yapılır mı?

Yapılır. Ürün kodu ve raf adresi önceden basılmış sayım listeleriyle çalışırsanız ekip yalnızca miktar yazar, ürün kodu yazma hatası ortadan kalkar. Ürün çeşidi arttıkça okuyucu hem süreyi hem aktarım hatasını belirgin şekilde azaltır.