B2B Portal Nedir? Bayi Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

B2B portal, bayilerin ve kurumsal müşterilerin kendi kullanıcı adlarıyla giriş yaptığı, yalnızca kendilerine tanımlı fiyatları ve güncel stoğu görerek sipariş verdiği kapalı bir sipariş sistemidir. Sipariş telefon veya mesajla değil, doğrudan sisteme düşer. Bayi ayrıca cari hesap ekstresini, faturalarını ve sipariş durumunu aynı ekrandan takip eder.

Bu rehber toptan satış yapan, bayi ağı yöneten veya düzenli kurumsal müşterilere ürün satan işletmeler içindir. B2B portalın nasıl çalıştığını, perakende e-ticaretten farkını ve kurulumdan önce netleştirmeniz gerekenleri anlatıyoruz.

B2B portal (bayi yönetim sistemi) nedir?

B2B (Business to Business), firmadan firmaya yapılan ticareti ifade eder. B2B portal ise bu ticaretin sipariş tarafını dijitalleştiren, yalnızca tanımlı müşterilerin erişebildiği bir web sitesi veya mobil uygulamadır. "Bayi yönetim sistemi", "B2B bayi sistemi" ve "bayi sipariş portalı" ifadeleri genellikle aynı yapıyı anlatır.

Bir B2B portalda bayi:

Yalnızca kendisine tanımlanmış iskonto ve net fiyatları görür,
Ürünlerin güncel stok durumunu kontrol eder,
Sepet oluşturup siparişini kendisi verir,
Kredi kartıyla veya anlaşmalı ödeme koşullarıyla ödeme yapabilir,
Cari hesap ekstresini, geçmiş siparişlerini ve faturalarını inceler.

Siparişi alan firma tarafında ise portal, stok, cari hesap ve fatura kayıtlarının tutulduğu ERP veya ön muhasebe sistemine bağlıdır. Portalın değeri büyük ölçüde bu bağlantının ne kadar canlı olduğuna bağlıdır.

B2B portal nasıl çalışır?

Tipik bir sipariş akışı altı adımdan oluşur:

Bayi girişi: Bayi kendi kullanıcı adıyla giriş yapar. Aynı bayi firmasında birden fazla kullanıcı (satın alma, muhasebe) farklı yetkilerle tanımlanabilir.
Fiyat ve stok: Bayi ürünleri kendi fiyat listesi ve iskontosuyla görür. Stok bilgisi ERP'deki depodan gelir.
Sipariş: Bayi sepeti oluşturur ve siparişi gönderir. Minimum sipariş tutarı, koli içi miktar gibi kurallar bu adımda kontrol edilir.
Onay: Sipariş, firmanın sisteminde onay bekleyen sipariş olarak görünür. Risk limiti aşılmışsa veya özel fiyat istenmişse satış ekibi onaylar; diğer siparişler otomatik onaylanabilir.
Sevk: Onaylanan sipariş depoya düşer, hazırlanır ve irsaliyesiyle sevk edilir.
Fatura ve tahsilat: Fatura kesilir, bayinin cari hesabına işlenir. Bayi borcunu ve ödemelerini portaldan izler.

Bu akışta elle aktarılan tek bir adım bile (örneğin portal siparişinin ERP'ye yeniden yazılması) hatanın ve gecikmenin geri dönmesine yol açar. Bu yüzden portalı seçerken ilk soru, siparişin ana sisteme nasıl aktarıldığıdır.

B2B portal ile B2C e-ticaret arasındaki fark

B2B portal da bir online sipariş ekranıdır ama perakende e-ticaret sitesinden farklı çalışır:

Konu	B2B portal	B2C e-ticaret
Erişim	Yalnızca tanımlı bayi ve kurumsal müşteriler	Herkese açık
Fiyat	Bayiye özel fiyat listesi ve iskonto	Herkes için aynı liste fiyatı ve kampanya
Ödeme	Açık hesap, vade, kredi kartı veya bunların karışımı	Çoğunlukla sipariş anında peşin ödeme
Sipariş yapısı	Yüksek adet, koli içi miktar, tekrar eden siparişler	Az adet, tek seferlik alışveriş
Kontrol	Risk limiti, minimum sipariş tutarı, onay adımı	Stok ve ödeme onayı
Müşteri ekranı	Cari ekstre, faturalar, açık siparişler	Sipariş ve kargo takibi

Kısacası B2C sitesi yeni müşteri kazanmak için, B2B portal ise mevcut ticari ilişkiyi daha az hatayla ve daha hızlı yürütmek için kurulur.

Neden B2B portal kullanmalısınız?

1. Telefon ve mesajla sipariş trafiği azalır

Siparişlerin telefonla, mesajla veya Excel/PDF dosyalarıyla alınması yanlış ürün, yanlış miktar ve yanlış fiyat riskini artırır. Satış ekibi gün boyunca sipariş not etmekle ve fiyat hesaplamakla uğraşır. Portal sayesinde bayi siparişini kendisi oluşturur, satış ekibi yeni müşteri ve tahsilata zaman ayırır.

2. "O ürün kalmadı" sorunu azalır

Bayi mesajla sipariş yazdığında stokta görünen ürün, depo siparişi hazırlayana kadar başka bir müşteriye satılmış olabilir. Stok sistemiyle bağlı bir portalda bayi, sipariş anındaki kullanılabilir stoğu görür. Bunun için arkadaki stok kayıtlarının doğru olması gerekir; stok altyapısını değerlendirirken stok takip programı seçim rehberinden yararlanabilirsiniz.

3. Bayiye özel fiyat elle hesaplanmaz

Her bayinin çalışma şartı farklıdır. Bir bayi yüzde 20 iskontoyla, diğeri özel fiyat listesiyle çalışabilir. Satış ekibinin bu fiyatları her siparişte hesaplaması hata üretir. Portalda her bayi yalnızca kendi anlaşmasına göre hesaplanmış net fiyatı görür. Fiyat ve iskonto kuralları teklif aşamasında da aynı olmalıdır; teklif hazırlarken yapılan hatalar yazısında bu konuya değindik.

4. Sipariş mesai saatine bağlı kalmaz

Bayi akşam dükkanını kapatırken eksiklerini belirleyip siparişini portaldan verebilir. Ertesi sabah sipariş onay ve sevk sırasına girmiş olur.

5. Tahsilat görünür hale gelir

Açık hesap çalışan firmalarda tahsilat en zor iştir. Bayi portalda güncel borcunu ve vadesi geçen faturalarını gördüğünde ekstre için ayrıca telefon etmesine gerek kalmaz. Portala sanal POS bağlanırsa bayi sipariş sırasında kartla ödeme de yapabilir. Tahsilatı hızlandırmanın diğer yolları için açık hesap tahsilat yöntemleri yazısına göz atabilirsiniz.

6. Saha ekibiyle aynı veri kullanılır

Bayilerinizi ziyaret eden plasiyerler de aynı fiyat, stok ve cari bilgisini kullanmalıdır. Portal ve saha satış uygulaması aynı sisteme bağlıysa bayi ile satış temsilcisi farklı rakamlar konuşmaz. Ayrıntı için saha satış ve plasiyer yönetimi yazısına bakabilirsiniz.

Bayi yönetim sistemi seçerken kontrol listesi

Demo sırasında şu soruları kendi verilerinizle sorun:

Sipariş aktarımı: Portal siparişi ERP veya ön muhasebe sistemine elle aktarım olmadan düşüyor mu?
Fiyat kuralları: Bayiye özel fiyat listesi, ürün grubu iskontosu ve kampanya aynı anda tanımlanabiliyor mu?
Stok gösterimi: Bayiye gerçek miktar mı, yoksa "var/yok" bilgisi mi gösterilecek? Hangi depo veya depolar esas alınıyor?
Risk limiti: Bayinin açık hesap limiti aşıldığında sipariş otomatik durduruluyor veya onaya düşüyor mu?
Kullanıcı yetkileri: Aynı bayi firmasında sipariş veren ve yalnızca ekstre gören kullanıcılar ayrılabiliyor mu?
Cari ve belge görünümü: Bayi ekstresini, faturalarını ve irsaliyelerini portaldan indirebiliyor mu?
Ödeme: Sanal POS, vade ve havale seçenekleri hangi koşullarla destekleniyor?
Mobil kullanım: Bayi siparişi telefondan rahatça verebiliyor mu?

Bu listeyi uygularken bir bayinizin gerçek fiyat listesi ve son ayki siparişleriyle test etmek, ekran görüntülerine bakmaktan daha fazlasını gösterir.

Kurulumdan önce hazırlanması gerekenler

Temiz ürün kartları: Ürün adları, birimler, koli içi miktarlar ve görseller güncel olmalı.
Bayi fiyat ve iskonto tablosu: Hangi bayinin hangi koşulla çalıştığı tek bir listede toplanmalı.
Cari hesap mutabakatı: Bayi portalda ekstresini ilk kez gördüğünde rakamlar kendi kayıtlarıyla uyuşmalı. Açılıştan önce bakiye mutabakatı yapın.
Onay kuralları: Hangi siparişin otomatik, hangisinin satış ekibi onayıyla ilerleyeceği yazılı olmalı.
Kademeli başlangıç: Portalı önce birkaç bayiyle açıp geri bildirim almak, tüm ağı aynı gün taşımaktan daha az sorun çıkarır.

Evosoft'un ürünü evobulut'un B2B tarafını incelemek isterseniz evobulut B2B modülü sayfasına bakabilir, yukarıdaki kontrol listesini demo sırasında birebir deneyebilirsiniz. Bayi yapınızı birlikte değerlendirmek isterseniz bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

B2B portal ile bayi yönetim sistemi aynı şey mi?

Günlük kullanımda çoğunlukla aynı şeyi ifade eder. "B2B portal" bayinin gördüğü sipariş ekranını, "bayi yönetim sistemi" ise bu ekranın arkasındaki fiyat, risk limiti, onay ve cari takibini de kapsayan yapıyı vurgular.

B2B portal kurmak için e-ticaret sitesi gerekir mi?

Gerekmez. B2B portal herkese açık bir mağaza değildir; yalnızca tanımlı müşterilerin giriş yaptığı ayrı bir sipariş ekranıdır. İşletme hem perakende e-ticaret hem B2B satış yapıyorsa iki kanalın aynı stok ve ürün kartlarını kullanması yeterlidir.

Bayiler portalı kullanmazsa ne olur?

İlk aylarda bazı bayilerin telefonla sipariş vermeye devam etmesi normaldir. Satış ekibinin telefonla gelen siparişi bayiyle birlikte portaldan girmesi, portala özel kampanya veya hızlı sevk gibi küçük teşvikler geçişi hızlandırır.

Bayi kendi borcunu portalda görebilir mi?

Portal cari hesap sistemine bağlıysa evet. Bayi güncel bakiyesini, vadesi gelen faturalarını ve yaptığı ödemeleri görür. Bu, ekstre talebi için yapılan telefon ve e-posta trafiğini azaltır.

Küçük bir bayi ağı için B2B portal gerekli mi?

Bayi sayısından çok sipariş sıklığı ve fiyat çeşitliliği belirleyicidir. Az sayıda bayiden sık ve çok kalemli sipariş alıyorsanız, ya da her bayinin fiyatı farklıysa portal küçük ağlarda da sipariş hatalarını belirgin şekilde azaltır.