Ön Muhasebe Programı Seçerken Nelere Dikkat Etmeli? 7 Kriter
Ön muhasebe programı seçerken dikkat edilecek 7 kriter: cari hesap, fatura, banka, stok, yetki, veri aktarımı ve toplam maliyet. Kendi işlemlerinizle deneyebileceğiniz kısa demo listesi.
Ön muhasebe programı seçerken yedi şeye dikkat edin: cari hesap ayrıntısı, fatura ve iade akışı, banka bağlantısı, stok tutarlılığı, kullanıcı yetkileri, veri aktarımı ve ilk yıl toplam maliyeti. Bu yedi kriteri özellik listesinden değil, kendi örnek işlemlerinizi demoda baştan sona tamamlayarak ölçün. Tek bir zorunlu işlevin eksikliği, yüksek toplam puanı geçersiz kılar.
Bu rehber günlük operasyonunu yöneten işletme sahibi ve ön muhasebe sorumlusu içindir. Bulut modelin nasıl çalıştığını önce öğrenmek isterseniz bulut muhasebe programı nedir rehberine, resmî muhasebe, mizan ve raporlama kapsamı için muhasebe yazılımı seçimi rehberine bakabilirsiniz.
Ön muhasebe programı seçerken nelere dikkat etmeli? Kısa liste
- Cari hesap: Müşteri ve tedarikçi bakiyesini işlem ayrıntısına kadar görebiliyor musunuz?
- Fatura ve iade: Faturayı, kısmi tahsilatı ve iadeyi aynı hesap üzerinde izleyebiliyor musunuz?
- Banka: Kullandığınız bankalar ve hesap türleri destekleniyor mu?
- Stok: Mal satıyorsanız fatura, sevkiyat ve stok hareketleri tutarlı mı?
- Yetkiler: Personelin görme, değiştirme ve dışa aktarma yetkileri ayrılabiliyor mu?
- Veri aktarımı: Eski verileri içeri alıp gerektiğinde okunabilir biçimde dışarı çıkarabiliyor musunuz?
- Toplam maliyet: Teklifte kullanıcı, modül, belge, eğitim ve destek bedelleri açık mı?
Bir özellik işletmeniz için vazgeçilmezse bunu eleme koşulu yapın. Yüksek toplam puan, gerekli bir işlevin eksikliğini telafi etmez.
Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark
Ön muhasebe; alış ve satış belgelerini, müşteri hesaplarını, tahsilatları, ödemeleri, kasa ve bankayı izleyen günlük çalışma alanıdır. Genel muhasebe ise hesap planı, fişler ve resmî raporlama gibi ayrı süreçler içerir. Yazılım satın almak bu süreçlerin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; mali müşavirinizle hangi kayıtların hangi formatta paylaşılacağını baştan belirleyin.
Hizmet işletmesinde tahsilat ve proje bazlı giderler öne çıkarken, toptancıda stok ve vadeli satış daha belirleyici olabilir. İki işletmenin aynı pakete ihtiyacı olmayabilir.
Yedi kriteri demoda nasıl test edersiniz?
| Kriter | Denenecek işlem | Başarı ölçütü |
|---|---|---|
| Cari hesap | Bir satışa iki ayrı tahsilat girin | Kalan alacak ve iki ödeme ayrı görülebilmeli |
| Fatura ve iade | Test belgesi oluşturup iade akışını inceleyin | İade ile hesap ve stok etkisi takip edilebilmeli |
| Banka | Örnek hesap hareketini içeri alın | Eşleşmeyen hareket fark edilmeli, mükerrer kayıt önlenebilmeli |
| Stok | Alış, satış ve depo transferi yapın | Her depodaki miktar işlem geçmişiyle açıklanabilmeli |
| Yetkiler | Satış personeli için sınırlı kullanıcı açın | İzin verilmeyen finansal bilgiye erişilememeli |
| Veri aktarımı | Küçük bir müşteri ve ürün dosyası yükleyin | Hatalı satırlar gösterilmeli, sonuç dışarı alınabilmeli |
| Destek ve maliyet | Aynı ihtiyaç listesiyle yazılı teklif isteyin | Paket kapsamı ve ek ücretler karşılaştırılabilmeli |
Testi deneme ortamında, örnek verilerle yapın. Gerçek müşteriye belge veya bildirim göndermeden önce gönderim ayarlarını kontrol edin.
Cari hesap ve tahsilat ayrıntısını atlamayın
Toplam bakiye tek başına yeterli değildir. Hangi faturanın ne kadarının kapandığı, vadesi geçen tutar ve ödeme açıklaması görünmelidir. Örneğin müşteri 12.000 TL tutarındaki satışın 5.000 TL'sini ödediğinde, ekstrede 7.000 TL kalan alacak ile ödemenin ilişkili olduğu belgeyi görebilmelisiniz.
Bu alanı daha ayrıntılı test etmek için bulut cari hesap programları karşılaştırma rehberini kullanın.
Entegrasyonu isim listesiyle değerlendirmeyin
Çok sayıda banka veya pazaryeri logosu görmek, sizin hesabınızın ve iş akışınızın desteklendiği anlamına gelmez. Veri hangi sıklıkta geliyor, hatalı eşleşme nasıl düzeltiliyor, bağlantı kesildiğinde kim uyarılıyor? Bunları örnek hareket üzerinde kontrol edin. Açık bankacılık rehberi banka hareketlerinin günlük takibine giriş sunar.
Bulut mu, masaüstü mü?
Bulut yazılımı, internet üzerinden ortak veriye erişmek isteyen ekipler için uygun bir adaydır. Kurulumlu yazılımda yerel çalışma, sunucu ve uzaktan erişim seçenekleri sağlayıcıya göre değişir. İki modelde de yedekleme, erişim yetkisi, güncelleme ve destek kapsamını yazılı öğrenin.
Bulut seçeneğinde internet kesintisi sırasında hangi işlemlerin yapılabildiğini sorun. Masaüstü seçeneğinde yedeklerin nerede tutulduğunu ve geri yüklemeyi kimin yapacağını belirleyin. Ayrıntılı değerlendirme için bulut ve masaüstü muhasebe karşılaştırmasına geçebilirsiniz.
Fiyat karşılaştırmasını aynı kapsamla yapın
İlk yıl toplamı = abonelik veya lisans + ek kullanıcı/modül + kullanım ücretleri + kurulum ve veri aktarımı + eğitim ve destek. Teklifleri vergiler dahil veya hariç aynı esasla karşılaştırın; ikinci yıl yenileme koşullarını da sorun.
Aşağıdaki tutarlar yalnızca yöntemi anlatan varsayımsal örnektir; piyasa fiyatı veya evobulut teklifi değildir:
| Gider | A seçeneği | B seçeneği |
|---|---|---|
| 12 aylık kullanım | 12.000 TL | 16.800 TL |
| İhtiyaç duyulan ek modüller | 4.800 TL | 0 TL |
| Aktarım ve eğitim | 3.000 TL | 2.000 TL |
| İlk yıl toplamı | 19.800 TL | 18.800 TL |
Düşük görünen abonelik, aynı ihtiyaçlar dahil edildiğinde daha yüksek toplam oluşturabilir. Belge veya mesaj kullanım ücretleri varsa bunları ayrıca ekleyin.
Geçiş öncesi bir haftalık pilot planı
- İhtiyaçları belirleyin: En sık yaptığınız beş işi ve vazgeçilmez özellikleri yazın.
- Veriyi temizleyin: Mükerrer müşteri, eksik ürün kodu ve tutarsız bakiyeleri ayırın.
- Örnek aktarım yapın: Az sayıda kaydı yükleyip eski sistemle karşılaştırın.
- Günlük akışı deneyin: Satıştan tahsilata ve iadeye kadar bir örneği tamamlayın.
- Raporları kontrol edin: Cari, kasa, banka ve stok sonuçlarını karşılaştırın.
- Ekibe kullandırın: Demoyu yalnızca yöneticinin izlemesi yerine işi yapacak personelin deneyimlemesini sağlayın.
- Geçiş tarihini belirleyin: Açılış bakiyelerini onaylayın, eski kayıtların erişimini ve yedeklerini koruyun.
Stoklu çalışıyorsanız pilotun depo bölümünü stok takip programı seçim rehberiyle genişletebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ücretsiz program yeterli olur mu?
İşlem hacminiz ve ihtiyaçlarınız sınırlar içinde kalıyorsa yeterli olabilir. Kullanıcı sayısı, belge limiti, dışa aktarım ve destek koşullarını kontrol edin. Ücretli pakete geçişte verilerin korunup korunmadığını sorun.
E-fatura için hangi özellikleri aramalıyım?
İhtiyacınız olan belge türlerinin oluşturulması, durum takibi, arşiv erişimi ve iade süreçlerini test edin. İşletmenize uygulanan güncel yükümlülükleri GİB e-Belge portalından ve mali müşavirinizden doğrulayın; bu rehberde ciro veya süre eşiği verilmemektedir.
Evobulut bu karşılaştırmada nasıl değerlendirilebilir?
Evobulut, Evosoft'un geliştirdiği üründür. Ön muhasebe ürün sayfasında cari hesap, fatura, stok ve banka süreçleri açıklanır. Aynı demo listesini evobulut üzerinde de uygulayın; kullanacağınız özelliklerin seçtiğiniz paketteki kapsamını yazılı teyit edin.