Medikal ve Kozmetik Firmaları İçin ÜTS Entegrasyonu Neden Hayati Önem Taşıyor?
Ürün Takip Sistemi'ne (ÜTS) manuel veri girmenin yarattığı zaman kaybından ve cezalardan kurtulun. Otomatik ÜTS entegrasyonu ile satış ve e-fatura süreçlerinizi nasıl hızlandıracağınızı keşfedin.
Türkiye'de medikal cihaz, tıbbi malzeme veya kozmetik ürünü üreten, ithal eden ya da satışını yapan her firmanın çok iyi bildiği bir kavram var: ÜTS (Ürün Takip Sistemi). Sağlık Bakanlığı tarafından zorunlu tutulan bu sistem, halk sağlığını korumak adına ürünlerin üretiminden son kullanıcıya kadar olan tüm serüvenini kayıt altında tutar.
Ancak operasyonel açıdan bakıldığında, ÜTS'ye manuel olarak veri girmek medikal ve kozmetik firmaları için ciddi bir zaman kaybı, personel maliyeti ve hata riski barındırır. Peki bu süreci tamamen otomatik hale getirmenin işletmenize ne gibi faydaları vardır?
Manuel ÜTS Bildirimlerinin Yarattığı 3 Büyük Kriz
Birçok KOBİ, fatura kestiği ürünleri ÜTS portalına manuel olarak (elle veya Excel kopyala-yapıştır yöntemiyle) bildirmeye çalışır. Bu yöntemin yol açtığı başlıca sorunlar şunlardır:
1. Zaman Kaybı ve Personel Yükü
Günde onlarca fatura kesen ve yüzlerce farklı barkodlu ürün çıkışı yapan bir firmanın, her ürünü tek tek ÜTS portalına girmesi saatler alır. Satış operasyonunuzu yönetmesi gereken personeliniz, gününün yarısını sadece veri girmekle geçirir.
2. İnsan Kaynaklı Hatalar
Barkod numarasının veya lot (parti) numarasının tek bir hanesinin bile yanlış girilmesi, sistemde uyuşmazlığa yol açar. Yanlış kuruma çıkış yapılması veya adetlerin hatalı girilmesi, Sağlık Bakanlığı denetimlerinde ciddi cezai yaptırımlara ve idari süreçlere neden olabilir.
3. Fatura ve ÜTS'nin Senkronize Olmaması
Muhasebe birimi faturayı keser, ancak depo veya operasyon birimi yoğunluktan ÜTS bildirimini yapmayı unutabilir veya geciktirebilir. Yasal olarak faturası kesilen ürünün eş zamanlı olarak ÜTS'den de çıkışının yapılması esastır. Gecikmeler yasal riskler doğurur.
ÜTS Entegrasyonu Nedir, Nasıl Çalışır?
ÜTS Entegrasyonu, şirketinizin kullandığı ERP, ön muhasebe veya e-fatura programının, Sağlık Bakanlığı Ürün Takip Sistemi ile arka planda "konuşmasıdır".
Siz sadece faturanızı kesersiniz. Sistem; ürün barkodunu, seri/lot numarasını, miktarını ve alıcı kurumun (hastane, eczane, bayi vb.) bilgilerini otomatik olarak algılar ve saniyeler içinde ÜTS portalına göndererek Verme Bildirimi veya Alma Bildirimi süreçlerini sizin adınıza tamamlar.
Evobulut ile Saniyeler İçinde Otomatik Bildirim
Mevcut yazılımınızda ÜTS entegrasyonu yoksa, iş akışınızı baştan sona dijitalleştiren bulut tabanlı bir sisteme geçmenin tam vaktidir.
Evobulut ÜTS Entegrasyonu Programı sayesinde:
- Fatura veya irsaliyenizi keserken, ürünlerin Lot/Batch ve Seri No bilgilerini okutmanız yeterlidir.
- e-Faturanız müşterinize iletilirken, arka planda ÜTS bildiriminiz otomatik olarak yapılır.
- "Bu ürünün bildirimini yapmış mıydım?" kaygısı ortadan kalkar; tüm başarılı/başarısız bildirimleri kendi panelinizden anlık takip edebilirsiniz.
- Hatalı girişlere bağlı para cezası riski sıfırlanır.
- Personeliniz veri hamallığından kurtulur, satış ve büyümeye odaklanır.
Sonuç
Medikal ve kozmetik sektöründe rekabet edebilmenin ilk kuralı, regülasyonlara (yasal mevzuatlara) en hızlı ve hatasız şekilde uyum sağlamaktır. Şirketinizin büyüme hızını yavaşlatan manuel ÜTS bildirimlerine son verin. Teknolojiyi arkanıza alarak operasyonel süreçlerinizi hafifletin ve ticari verimliliğinizi bugünden artırın!