"Verilerim Uçar Mı?" Masaüstü Programlardan Bulut ERP'ye Geçişte Bilinmesi Gerekenler

Yıllardır ticaretle uğraşan, işletmesini tırnaklarıyla kazıyarak bugünlere getirmiş pek çok şirket sahibinin çok haklı bir tutuculuğu vardır: "Gözümle görmediğim şeye güvenmem."

Bu düşünce yapısı, özellikle şirket verileri söz konusu olduğunda daha da belirginleşir. KOBİ patronları veya geleneksel muhasebe yöneticileri, yıllardır tüm cari hesapları, stok kayıtlarını ve faturaları ofisteki masanın altında duran, fanı sürekli sesli çalışan o "ana makine" bilgisayarda tutmaya alışkındır. Programı o bilgisayara CD veya USB ile kurmuşlardır. Veriler, fiziksel olarak o ofisin içindedir. Ve bu fiziksel yakınlık, onlara garip bir güvenlik hissi verir.

Ancak onlara "Neden şirketinizi ve verilerinizi internet üzerinden, şifrenizle giriş yapabileceğiniz Bulut (SaaS) bir ERP veya Ön Muhasebe sistemine taşımıyorsunuz?" diye sorduğumuzda hep aynı iki korku dolu soruyu duyarız:

"İnternet koparsa ne yapacağım?"
"Verilerim bulutta uçup gider mi, ya başkasının eline geçerse?"

Bu yazımızda, şirketinizin en değerli hazinesi olan "verilerinizi" o masanın altındaki tozlu bilgisayarda tutmanın aslında nasıl bir saatli bomba olduğunu, "Bulut Teknolojisi"nin neden fiziksel bir bilgisayardan bin kat daha güvenli olduğunu tüm şeffaflığıyla konuşacağız.

1. Ofisteki Bilgisayar Gerçekten "Güvenli" Mi? (Büyük Yanılgı)

Gözünüzün önünde duran o bilgisayar, siber korsanlar için aslında en kolay hedeftir. Şirketinize ait 10 yıllık müşteri portföyünü, fiyat listelerini ve borç-alacak tablolarını o makinede (On-Premise / Masaüstü program) tuttuğunuzu düşünelim. İşte her an yaşayabileceğiniz ve işletmenizin fişini çekebilecek 3 devasa risk:

A) Fidye Virüsleri (Ransomware)

Günümüzde hırsızlar artık kasanızı veya bilgisayarınızı fiziksel olarak çalmaya gelmiyorlar. Muhasebecinizin e-posta kutusuna gelen "e-Faturanız ektedir" başlıklı sahte bir maile tıklamasıyla şirketinize sızıyorlar. Siz daha ne olduğunu anlamadan, masanın altındaki o "çok güvendiğiniz" ana bilgisayardaki tüm muhasebe ve ERP dosyalarınız şifreleniyor. Ertesi sabah ekranda şöyle bir mesaj görüyorsunuz: "Tüm verileriniz şifrelenmiştir. Şifreyi çözmek için şu Bitcoin hesabına 5.000 Dolar gönderin." Parayı gönderseniz dahi verilerinizin kurtulacağının hiçbir garantisi yoktur. 10 yıllık şirket hafızanız bir saniyede buharlaşmıştır.

B) Donanım Arızası ve Elektrik Kesintileri

Bilgisayarlar elektronik aletlerdir. Sabit diskler (HDD/SSD) zamanla eskir, aşınır ve ansızın bozulabilir. Bir gece yaşanan ani bir voltaj dalgalanması anakartı yakabilir. Eğer dün akşam verilerin yedeğini harici bir diske almayı unuttuysanız (ki işletmelerin %90'ı rutin yedekleme yapmayı unutur), tüm ticari kayıtlarınız silinir gider.

C) Personel Kaynaklı Felaketler ve Hırsızlık

Ofisinize girilecek bir hırsızlık vakasında bilgisayarın çalınması, veya işten kötü ayrılan öfkeli bir çalışanın gitmeden önce muhasebe klasörünü komple silivermesi (veya USB belleğe kopyalayıp rakip firmaya götürmesi)... Bunlar sadece filmlerde olan şeyler değil, KOBİ'lerin her gün savcılıklara taşıdığı gerçek dosya konularıdır.

2. Bulut ERP Neden Kırılmaz Bir Kasa Gibidir?

Bulut (Cloud) tabanlı bir yazılım demek, verilerinizin sizin ofisinizdeki sıradan bir bilgisayarda değil; milyarlarca dolarlık güvenlik önlemleriyle korunan, depreme, yangına ve su baskınına dayanıklı dev veri merkezlerinde (Data Center) özel şifreli sunucularda tutulması demektir.

Evobulut gibi yeni nesil SaaS (Hizmet Olarak Yazılım) sistemlerine geçtiğinizde şu güvenlik kalkanlarına otomatik olarak sahip olursunuz:

Sürekli ve Otomatik Yedekleme

Bulut sistemlerde "Akşam çıkarken yedek aldık mı?" stresi yoktur. Siz sisteme yeni bir müşteri veya sipariş kaydettiğiniz saniye, o veri farklı coğrafi lokasyonlardaki sunuculara otomatik olarak kopyalanır (yedeklenir). Kendi bilgisayarınızın üzerine kahve dökülüp tamamen yansa bile, yeni bir bilgisayar veya tablet alıp şifrenizle giriş yaptığınızda kaldığınız yerden, hiçbir saniye bile veri kaybetmeden işinize devam edersiniz.

Banka Düzeyinde Veri Şifreleme (SSL ve Şifreleme)

Verileriniz cihazınızdan buluta giderken bankaların kullandığı 256-bit SSL güvenlik protokolleriyle şifrelenir. Araya giren bir hacker veriyi çalsa dahi okuyamaz, anlamsız karakterler görür.

Yetki Sınırlandırması ve Log Kayıtları (Kim Ne Yaptı?)

Bulut sistemlerde patronun yetkisiyle, depo personelinin veya muhasebe stajyerinin ekranı aynı değildir. Satış personeli sadece kendi müşterilerini görür, fiyat listesini veya geçmiş verileri silemez, Excel'e indiremez. Sistemdeki her hareket kayıt (log) altına alınır. "Ahmet isimli kullanıcı Salı günü saat 14:03'te X faturasını sildi" şeklinde her işlemi görebilir, art niyetli personel hareketlerinin önüne geçebilirsiniz.

3. "İnternet Giderse İşler Durur Mu?"

2000'li yılların başlarında olsaydık bu haklı bir endişe olabilirdi. Ancak günümüzde internet altyapısı elektriğe ulaşmak kadar kolay. Ofisinizin interneti mi koptu? Cep telefonunuzun internetini (Hotspot) bilgisayarınıza bağlamanız sadece 3 saniyenizi alır ve fatura kesmeye devam edersiniz. Hatta bilgisayarınıza dahi gerek kalmaz; cep telefonunuzdan sisteme girip, müşteriye e-faturasını saniyeler içinde gönderebilirsiniz. Oysa masaüstü bir programda elektrikler kesildiğinde (eğer jeneratörünüz yoksa) ofiste tam anlamıyla hayat durur.

4. Eski Sistemden Buluta Geçiş Süreci Gerçekten Zor Mu?

KOBİ'lerin buluta geçişte yaşadığı bir diğer büyük korku ise veri taşıma ameleliğidir. "10 yıllık 5.000 tane müşterim, 10.000 çeşit stok kodum var. Ben bunları yeni sisteme tek tek elimle mi gireceğim?"

Hayır, kesinlikle manuel girmeyeceksiniz. Teknolojinin nimetleri tam da burada devreye giriyor. Evobulut gibi modern bulut ERP sistemlerinde veri aktarımı artık çok daha akıllı. Eski masaüstü programınızdan Excel ile aktarım yapabileceğiniz gibi, çok daha pratik ve zahmetsiz bir yönteminiz daha var: e-Fatura Entegratörünüzden toplu aktarım yapmak.

Mevcut e-fatura entegratörünüzde biriken tüm geçmiş faturalarınızı (gelen/giden) tek seferde sisteme yüklersiniz. Evobulut bu faturaları saniyeler içinde okur ve analiz eder. Faturaların içindeki verilerden yola çıkarak;

Sistemde olmayan müşteri kartlarını (carileri) otomatik olarak açar,
Faturada geçen ürünlerin stok kartlarını otomatik oluşturur,
Hangi müşteriye geçmişte ne kadardan, hangi ürünü sattığınızın (satış geçmişi) kaydını doğrudan cari hesaplara işler.

Böylece yılların şirket hafızası dakikalar içinde yeni, güvenli ve modern bulut sisteminize aktarılmış olur. Ne bir veri kaybı yaşanır, ne de personeliniz günlerce sisteme manuel veri girmekle uğraşır. Pazartesi sabahı ofise geldiğinizde tüm ekibiniz bulut üzerinden tıkır tıkır işlem yapmaya başlar.

Sonuç: Şirketinizi Prangalardan Kurtarın

İşletmenizi ofisteki tek bir bilgisayara, tek bir sabit diske mahkum etmek; şirketinizi devasa risklere açık bir şekilde yönetmek demektir. Bulut (SaaS) ERP sistemleri sadece büyük holdingler için değil; esnek olmak isteyen, verilerini askeri düzeyde şifrelemeyle korumak isteyen ve dünyanın neresinde olursa olsun cep telefonundan "Bugün ne kadar tahsilat yaptık?" diye şirketini izlemek isteyen vizyoner KOBİ'ler içindir.

Siz de gece yastığa başınızı koyduğunuzda "Acaba ofise hırsız girer mi, bilgisayara virüs bulaşır mı?" endişesi yaşamak istemiyorsanız; ofise gitmeye gerek kalmadan şirketinizi avucunuzun içinden yönetmek istiyorsanız, dijital dönüşüm biletinizi hemen kesin. Masaüstü programların operasyonel hantallığından kurtulup, şirketinizin geleceğini Evobulut güvencesine taşımanın tam zamanı.